La réussite d’un projet de dématérialisation ou de gestion documentaire nécessite la définition d’une méthodologie, d’un planning et de l’implication de chacun en interne.
Si ce projet implique le responsable informatique, il doit être managé par la direction ou par une personne en charge des méthodes.
Quelles sont les étapes du projet GEIDE pour KapSolution ?
Méthodologie
- Présentation générale de l’outil de travail : schéma de classification et règles de conservation.
- Les étapes préalables pour l’établissement d’un plan de classement : périmètre du projet, fonctions et des activités des utilisateurs, évolutions attendues.
- Les différents formats de stockage et d’archivage des documents.
Protéger et gérer l’information au quotidien.
- Identifier les actifs informationnels
Les règles de conservation : calendrier de conservation.
- Les règles de diffusion : format PDF, …
- La Mise place d’un thésaurus pour faciliter le classement et la recherche des documents.
-
La stratégie à adopter pour le traitement des documents actifs (documents actifs accumulés et les nouveaux documents créés ou reçus.
- La stratégie à adopter pour la gestion des archives (documents papiers et numériques)
Stratégie de sauvegarde et d’archivage des documents.
Manager le projet
- Identifier les facteurs de succès du projet.
Évaluer ses lacunes et les risques organisationnels qui peuvent en découler.
- Se doter d’un plan d’action pour le déploiement et la gestion du changement.
Développer et transmettre sa volonté d’agir.
Se doter d’une stratégie d’intervention et de suivi :redressement de la situation, intégration des processus et pérennité des actions.
- Les différents formats de stockage et d’archivage des documents.
